RedisPay vs. tabellenbasierte Lösungen

Tabellenbasierte Lösungen umfassen mehr als nur Microsoft Excel. In der Praxis der Redispatch-Abrechnung finden sich auch Google Sheets, Microsoft Access, LibreOffice Calc und teilweise sogar Apple Numbers im Einsatz. Gemeinsam ist diesen Werkzeugen, dass sie als Allzweck-Tools konzipiert sind und nicht für die spezifischen Anforderungen der Energiewirtschaft entwickelt wurden.

Manche Unternehmen haben ihre Tabellenlösungen über Jahre zu semi-professionellen Werkzeugen ausgebaut – mit VBA-Makros, verknüpften Tabellenblättern und automatisierten Reports. Diese „gewachsenen" Lösungen funktionieren oft besser als erwartet, haben aber systembedingte Grenzen.

Egal wie ausgereift eine Tabellenlösung ist – bestimmte Anforderungen kann sie systembedingt nicht erfüllen. EDIFACT-Nachrichten lassen sich in Tabellenprogrammen nicht nativ verarbeiten. Jede Nachricht muss erst in ein tabellenkompatibles Format konvertiert werden – ein fehleranfälliger Zwischenschritt.

Die Revisionssicherheit ist ein weiterer Schwachpunkt: Google Sheets bietet zwar eine Versionshistorie, aber keine revisionssichere Dokumentation im Sinne der regulatorischen Anforderungen. Wer hat wann welchen Wert geändert und warum? Diese Informationen lassen sich in Tabellenlösungen nicht zuverlässig nachvollziehen.

Auch die Datensicherheit ist kritisch: Tabellendateien werden häufig per E-Mail verschickt, auf persönlichen Laufwerken gespeichert oder in Cloud-Speichern ohne angemessenes Zugriffsmanagement abgelegt. Sensible Abrechnungsdaten sind so einem erhöhten Risiko ausgesetzt.

Ein typischer Abrechnungsfall in der Tabellenlösung: Der Sachbearbeiter erhält eine EDIFACT-Nachricht, konvertiert sie mit einem externen Tool, kopiert die relevanten Daten in die Tabelle, prüft manuell auf Plausibilität, berechnet die Ausfallarbeit mit selbst erstellten Formeln und erstellt abschließend ein Abrechnungsdokument. Geschätzter Zeitaufwand: 1,5–3 Stunden.

Derselbe Fall in RedisPay: Die EDIFACT-Nachricht wird automatisch importiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Die Plausibilitätsprüfung erfolgt automatisch, die Ausfallarbeit wird regelbasiert berechnet. Der Sachbearbeiter prüft das Ergebnis und gibt die Abrechnung frei. Geschätzter Zeitaufwand: 15–30 Minuten.

Der Umstieg von einer gewachsenen Tabellenlösung auf eine spezialisierte Software fällt vielen Unternehmen schwer – nicht zuletzt, weil in den Tabellen viel implizites Wissen steckt. RedisPay bietet daher einen strukturierten Migrationsprozess: Bestehende Daten können importiert werden, die Berechnungslogik wird validiert und Mitarbeiter werden im neuen System geschult.

Erfahrungsgemäß dauert die vollständige Migration 2–4 Wochen. In dieser Übergangsphase laufen beide Systeme parallel, sodass die Ergebnisse verglichen werden können. Erst wenn die Übereinstimmung bestätigt ist, wird die Tabellenlösung abgelöst.